Order Management Specialist

Als Order Management Specialist ben je verantwoordelijk voor de communicatie met (internationale) zakelijke klanten van Bolsius en het begeleiden van de orderstroom tot aan de levering. Je houdt overzicht over bestellingen, stemt af over voorraden en leveringen en zorgt dat klanten weten waar ze aan toe zijn. Daarbij kijk je vooruit: vraagt een klant uitzonderlijk grote aantallen of heeft een levering extra aandacht nodig? Jij signaleert het en schakelt met de juiste collega’s.

Je richt je voornamelijk op klanten in de Benelux, waar Bolsius levert aan onder andere grote retailketens. Het klantcontact verloopt vooral via e-mail, maar ook wel eens telefonisch. Daarnaast heb je dagelijks contact met je logistieke collega’s in Polen. Zo leer je hoe de orderstroom binnen een internationale organisatie werkt en hoe jij bijdraagt aan een betrouwbare levering.

Jouw taken en verantwoordelijkheden omvatten onder andere

• Orderverwerking en begeleiding: je verwerkt en controleert orders in het ERP-systeem (JD Edwards) en bewaakt het proces van de voortgang tot aan de levering. Veel orders komen elektronisch binnen; jij houdt overzicht en pakt afwijkingen op.
• Communicatie met (B2B) klanten en sales: Je onderhoudt contact met klanten en sales over orderverwerking, reclamaties, leveringen en eventuele uitzonderingen.
• Afstemming over voorraad en leveringen: je schakelt met logistiek en productieplanning over beschikbaarheid en uitlevering. Je kijkt vooruit en stemt bijzonderheden tijdig af, bijvoorbeeld bij opvallend grote bestellingen of displays die extra aandacht vragen tijdens het transport.
• Bewaken van klant- en serviceafspraken: Je blijft op de hoogte van de wensen en eisen van klanten, vastleggen van serviceafspraken en up-to-date houden van het klantinformatiesysteem. Je bewaakt de naleving van deze afspraken, met als doel een efficiënte werkwijze en een zo hoog mogelijke klanttevredenheid.
• Oplossen van afwijkingen: je zoekt uit wat er speelt wanneer een order of levering anders loopt dan afgesproken. Hiervoor werk je samen met de betrokken afdelingen, bijvoorbeeld finance bij een kredietlimiet of ICT bij vragen over elektronische orderuitwisseling.
• Meedenken over verbeteringen: Je signaleert waar processen eenvoudiger of slimmer kunnen. Denk aan minder handmatige stappen in systemen, duidelijkere interne afstemming of zorgen dat klanten direct de juiste bestelinformatie aanleveren.

Je werkt samen met een leuk team bestaande uit 6 ervaren collega’s en krijgt de ruimte om je te ontwikkelen in ordermanagement en binnen de supply chain. Doorgroeien binnen Bolsius is mogelijk. Collega’s uit deze functie maakten eerder bijvoorbeeld de stap naar demand planning of sales Support.

Voor deze rol zoeken we een regelaar die graag overzicht houdt en het leuk vindt om betrokken te zijn bij het orderproces van onder meer bekende retailers. Je bent analytisch, leergierig en klantgericht. Ook wanneer het in het hoogseizoen drukker wordt, blijf je nauwkeurig werken en stem je met je collega’s af wat prioriteit heeft. Daarnaast herken je jezelf in het volgende:
 

• Je hebt een afgeronde MBO of HBO opleiding, bijvoorbeeld vanuit de richting bedrijfskunde of supply chain (pré);
• Je staat aan het begin van je loopbaan of bent op zoek naar een tweede stap in je carrière. Relevante ervaring (in een internationaal georiënteerde werkomgeving) is welkom, maar geen vereiste;
• Je hebt affiniteit met supply chain en interesse in de samenhang tussen orders, voorraad, transport en levering;
• Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels. Duits is een pré;
• Je werkt gemakkelijk met verschillende computersystemen en maakt je nieuwe systemen snel eigen;
• Je werkt graag in een team, neemt initiatief en denkt mee over hoe werkzaamheden beter kunnen;
• Je bent 32 tot 40 uur per week beschikbaar, in ieder geval op woensdag, donderdag en vrijdag.