Office Manager

Als Office Manager ben jij de organisatorische spil van Miltop. Je ondersteunt primair de directeur en daarnaast je collega's bij de dagelijkse bedrijfsvoering en zorgt ervoor dat organisatorische, administratieve en facilitaire processen soepel verlopen. Hierdoor vervul je een brede en afwisselende functie met veel verantwoordelijkheid én de ruimte om zaken zelfstandig op te pakken.

Naast de dagelijkse werkzaamheden maak je deel uit van verschillende interne verbeterprojecten op het gebied van onder meer standaardisering, HR, teamontwikkeling en marketing & communicatie. Binnen deze projecten werk je in wisselende projectteams samen met collega's uit verschillende disciplines. Je ondersteunt de uitvoering, bewaakt de voortgang en zorgt ervoor dat acties en afspraken daadwerkelijk worden opgevolgd.

Jouw werkzaamheden bestaan onder meer uit:

• Verzorgen van de basis financiële administratie, waaronder het verwerken van inkoop- en verkoopfacturen in Exact Online, het voorbereiden van betalingen en het opvolgen van debiteuren.
• Opstellen, redigeren en controleren van offertes, rapporten, correspondentie en andere documenten op taalgebruik, lay-out, huisstijl en volledigheid.
• Ondersteunen van de directeur, projectleiders en vakspecialisten bij het verwerken van projectinformatie, het voorbereiden van overzichten en het plannen en bewaken van (klant)afspraken.
• Verzorgen van uiteenlopende HR-werkzaamheden en initiatieven die bijdragen aan een prettige en betrokken werkomgeving, zoals het opstellen van arbeidsovereenkomsten en overige HR-documentatie, het coördineren van de onboarding van nieuwe collega's, het plannen van gesprekken, het organiseren van opleidingen en bedrijfsuitjes en het geven van aandacht aan verjaardagen en andere 'lief en leed'-momenten.
• Samen met onze marketeer verzorgen van uiteenlopende marketing- en communicatieactiviteiten, zoals het beheren van de website, het plaatsen van berichten op social media (o.a. LinkedIn) en het bijdragen aan de ontwikkeling van presentaties en andere communicatiemiddelen.
• Ondersteunen bij het beheer van certificeringen, kwaliteitsmanagement en audits, waaronder het actueel houden van documentatie en het bewaken van acties, planningen en jaarlijkse afspraken.
• Deelnemen aan diverse interne verbeterprojecten en actief meedenken over het verder professionaliseren en standaardiseren van de organisatie.
• Organiseren en coördineren van vergaderingen, klantbezoeken en andere interne en externe bijeenkomsten.
• Verzorgen van uiteenlopende facilitaire werkzaamheden, waaronder het onderhouden van contacten met leveranciers, het bestellen van kantoorbenodigdheden en het zorgdragen voor een goed georganiseerde en representatieve werkomgeving. Je vindt het daarbij vanzelfsprekend om ook zelf praktische werkzaamheden op te pakken.

Jij bent een ervaren Office Manager die energie krijgt van organiseren, structureren en ontzorgen. Je voelt je thuis in een mkb-organisatie met korte lijnen, waar geen dag hetzelfde is en waar je veel verantwoordelijkheid krijgt.

Verder herken jij jezelf in het volgende:

• MBO+/HBO werk- en denkniveau én enkele jaren werkervaring als Office Manager, Management Assistant of in een vergelijkbare ondersteunende functie, bij voorkeur binnen een MKB-omgeving.
• Ervaring met het voeren van een basis financiële administratie, zoals het verwerken van inkoop- en verkoopfacturen en het bewaken van de administratieve opvolging daarvan.
• Eigenaarschap. Je hebt een proactieve instelling, ziet werk liggen en neemt verantwoordelijkheid voor jouw werkzaamheden. Je denkt vooruit, stelt de juiste prioriteiten en anticipeert op wat de organisatie nodig heeft.
• Een nauwkeurige, gestructureerde en systematische manier van werken. Je bent kwaliteitsbewust, werkt zorgvuldig en hebt oog voor detail. Je streeft ernaar dat jouw werkzaamheden volledig en correct worden uitgevoerd.
• Flexibiliteit. Je schakelt gemakkelijk tussen uiteenlopende organisatorische, administratieve en facilitaire werkzaamheden. Daarbij zie je geen onderscheid tussen 'grote' en 'kleine' taken. Voor jou telt het gezamenlijke resultaat.
• Een dienstverlenende en collegiale instelling. Je vindt het vanzelfsprekend om collega's te ontzorgen en bent een prettige en betrouwbare collega die graag een stap extra zet om anderen te ondersteunen.
• Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Goede digitale vaardigheden. Je werkt gemakkelijk met Microsoft Office en maakt nieuwe systemen snel eigen. Ervaring met Exact Online is mooi meegenomen, maar zeker geen vereiste. Daarnaast ben je nieuwsgierig naar technologische ontwikkelingen, zoals AI, en zie je kansen om digitale hulpmiddelen slim in te zetten ter ondersteuning van je werkzaamheden en het verder optimaliseren van processen.