Na een sterke voorbereiding en een goede vacaturetekst is de sollicitatieprocedure de volgende stap in de candidate journey. Als jouw proces stroperig verloopt of onduidelijk is, verlies je waardevolle talenten die je organisatie verder brengen. In dit artikel lees je onze tips voor het inregelen van een snel en duidelijk proces.
Een effectieve sollicitatieprocedure begint bij een helder plan. Bepaal vooraf de stappen van de sollicitatieprocedure en wijk er zo min mogelijk van af. Dat geeft houvast, zowel intern als richting kandidaten.
Bepaal bijvoorbeeld:
• De sluitingsdatum
• Het aantal gespreksrondes
• Wie bij welke stap betrokken is en bij welke gespreksronde aansluiten (HR, directie, afdelingshoofd of directe collega)
• Hoe en wanneer de besluitvorming plaatsvindt
• Welke kaders je voor het aanbod hanteert (salarisrange, uren, contractvorm, secundaire voorwaarden)
Tijdens het traject extra rondes toevoegen of het proces aanpassen lijkt onschuldig, maar vertraagt de werving en zorgt voor onduidelijkheid. Voeg je halverwege bijvoorbeeld alsnog een assessment toe of vraag je de kandidaat een businesscase of presentatie te maken, dan roept dat na meerdere goede gesprekken vaak vragen op. Bij veel kandidaten zullen twijfels ontstaan, en sommige zullen zelfs afhaken.
Tip: leg het traject stap voor stap vast en gebruik dit sollicitatieprocedure-voorbeeld als richtlijn binnen het team. Maak daarnaast ook kandidaten bij aanvang van de procedure deelgenoot van de te doorlopen stappen in het proces. Zo weet iedereen precies wat ze kunnen verwachten.
Besluit je bijvoorbeeld tussentijds om nog een assessment aan de procedure toe te voegen of de kandidaat een businesscase of presentatie te laten voorbereiden? Besef dan dat dit na meerdere goede gesprekken, bij de meeste kandidaten grote vraagtekens oproept. In het ergste geval schiet het in het verkeerde keelgat, en haakt de kandidaat af.
Stel je voor. Je ziet een vacature en verstuurt vol enthousiasme een mooie, met zorg geschreven sollicitatie. Als je na twee weken nog niets gehoord hebt, is van dat enthousiasme niet veel meer over. Bovendien heb je inmiddels nog twee andere sollicitatieprocedures lopen.
Snel schakelen geeft je een voorsprong op andere werkgevers. Reserveer daarom vooraf tijdsloten in de agenda’s van de betrokken collega’s. Zodra een geschikte kandidaat reageert, plan je direct een kennismaking in. Met een snelle reactie en een korte doorlooptijd van je sollicitatieproces laat je zien dat je betrokken bent. Dat geeft de kandidaat vertrouwen en het enthousiasme blijft behouden.
Duidelijke communicatie in de sollicitatieprocedure
Een van de grootste frustraties bij sollicitanten? Juist: geen of te late terugkoppeling. Goede communicatie maakt het verschil in elke sollicitatieprocedure. Maak vooraf afspraken over wie contact houdt, wanneer kandidaten iets horen en wat de vervolgstappen zijn. Ook als de beslissing nog niet is gevallen, kun je laten weten dat het proces loopt. Een korte update is beter dan stilte.
Daarnaast helpt het om vaste reactietijden en persoonlijke opvolging af te spreken.
Reageer bij voorkeur binnen 48 uur op een voorgestelde kandidaat en bel kort na een introductie om indrukken te delen en afwegingen te maken. Heeft een kandidaat een gesprek gehad? Neem daarna even telefonisch contact op met de recruiter, consultant of de kandidaat zelf om feedback uit te wisselen en vervolgstappen af te stemmen.
Tot slot: wijs kandidaten die afvallen altijd netjes en persoonlijk af. Is dat vroeg in het proces, dan kan dat met een e-mail; na een gesprek is een telefoontje gepaster. Zo houd je grip op het proces, laat je betrokkenheid zien en bouw je aan een positieve indruk. Ook bij kandidaten die het niet worden.
Een effectief recruitmentproces vraagt dus om een plan, structuur én tempo. Bij Sprint Intermediair helpen we werkgevers daarbij door een deel van het proces uit handen te nemen. Van de eerste kandidaatselectie tot het plannen van gesprekken, en de communicatie tussendoor. Daardoor kunnen organisaties sneller schakelen, blijven kandidaten goed geïnformeerd en verloopt de werving soepel en professioneel.
Wil je jouw sollicitatieprocedure verbeteren?
Bezig met het optimaliseren van jouw candidate journey? Lees dan ook onze tips om een vacaturetekst te schrijven en het onboardingproces te optimaliseren. Ondersteuning nodig in jouw werving- en selectieproces? Neem contact met ons op.
Ruimte voor nieuw talent?
Met een duidelijk, snel en kandidaatgericht proces haal je het beste talent sneller binnen. Wil je ondersteuning bij werving & selectie of bij het opzetten van een sterk recruitmentproces?
