Office Manager (24 - 32 uur)
Bedrijfsomschrijving
Bij Awaretrain maken we sinds 2014 van medewerkers binnen organisaties de beste verdediging tegen digitale dreigingen. De meeste informatie-incidenten worden namelijk nog altijd door de eigen medewerkers veroorzaakt en organisaties worstelen vaak met de betrokkenheid van hun medewerkers op dit vlak. Wij creëren daarom bewustwording en gedragsverandering op het gebied van informatiebeveiliging, cyber security en privacy. Dit doen we met behulp van ons security awareness platform dat een breed aanbod aan online trainingen en interactieve content in maar liefst acht verschillende talen bevat. Op een leuke en laagdrempelige manier helpen we inmiddels al honderden (internationale) klanten, van multinationals tot lokale mkb'ers, om een digitaal veilige en informatiebewuste werkomgeving te creëren. Awaretrain activeert de human firewall!
Functieomschrijving
Als Office Manager ga jij onze dagelijkse operatie ondersteunen in de breedste zin van het woord. Aan de hand van jouw beschikbaarheid, kwaliteiten en ambities kijken we samen met jou in welke werkzaamheden je het beste tot je recht komt. In ieder geval ben je gemotiveerd om meerdere van onderstaande functie invalshoeken voor je rekening te nemen:
- Circa 50%: Ondersteuning bieden bij diverse administratieve verantwoordelijkheden. Hierbij kun je denken aan taken op financieel gebied, zoals crediteuren(beheer) en debiteuren(beheer), inclusief het volledige factureringsproces. Daarnaast ben je betrokken bij het onboarden van nieuwe medewerkers en draag je zorg voor een gedeelte van de personeelsadministratie.
- Circa 20%: Facilitaire en operationele zaken oppakken. Jij ziet toe op een nette kantooromgeving en regelt de inkoop (bestellingen) in de breedste zin van het woord. In het verlengde hiervan zorg jij ervoor dat alle kantoorbenodigdheden aanwezig zijn. Ook verzorg jij personeelsuitjes en bijvoorbeeld traktaties bij jubilea en verjaardagen. Je bent de contactpersoon voor leveranciers, zoals het schoonmaakbedrijf, onderhoudsmonteurs, de verhuurder, enz. Bovendien vind je het niet vervelend om een aantal (kleine) facilitaire taken op je te nemen.
- Circa 10%: Je pakt organisatorische verantwoordelijkheden (mee) op. Zo is Awaretrain bijvoorbeeld gecertificeerd volgens ISO 27001. Daarbij is het jouw taak om voor deze certificering te handhaven dat men de taken tijdig en correct uitvoert, maar ook om bijvoorbeeld het (behoud) van bepaalde subsidies te beheren. Dit vereist dat je zo nu en dan van toepassing zijnde rapportages moet opstellen.
- Circa 20%: Je ondersteunt de directie en je collega’s waar en wanneer dat vereist is. Daarbij fungeer je als centraal aanspreekpunt en neem je actief deel aan interne vergaderingen (in het Engels). Je heb een goed zicht op het totale reilen en zeilen binnen de organisatie en zoekt proactief de samenwerking op met je collega's om een naadloze en efficiënte werkomgeving te bevorderen.
Het is belangrijk om je te realiseren dat dit een nieuwe functie betreft binnen Awaretrain. Dit kan betekenen dat de focus van je taken af en toe verandert.
Functie-eisen
Wij gaan graag met jou in gesprek wanneer je:
- Minimaal een MBO(+)-opleiding afgerond, bij voorkeur in de richting van administratie en/of directiesecretaresse/managementassistent (dit is geen must).
- Ervaring hebt met werkzaamheden op het gebied van administratie en office support. Heb je de ervaring nog niet, maar beschik je wel over de juiste instelling en competenties? Gewoon reageren!
- Een hands-on mentaliteit hebt en niet bang bent om het initiatief te nemen.
- Administratief sterk bent onderlegd en secuur kan werken (heel belangrijk).
- De Nederlandse taal uitstekend beheerst in woord en geschrift. (Basis)beheersing van de Engelse taal is ook een must.
- Binnen een straal van 30 minuten reistijd van ons kantoor in Nijmegen woont.
- Een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) kan overleggen (deze aanvraag wordt door Awaretrain vergoed).
Arbeidsvoorwaarden
Je komt te werken in een klein, informeel en toegewijd team met leuke collega’s. We pakken nieuwe dingen aan door "te doen" en maken daarbij graag gebruik van feedback van elkaar. Zo staan we open voor nieuwe ideeën en initiatieven die o.a. tijdens de maandelijkse ‘brainstormborrels’ ontstaan of worden gedeeld. Verder kun je bij Awaretrain rekenen op de volgende arbeidsvoorwaarden:
- Een functie met verantwoordelijkheid, vrijheid en afwisseling en dat voor 24 t/m 32 uur per week waarbij de werktijden flexibel zijn.
- Een goed salaris dat wordt vastgesteld aan de hand van jouw kennis en ervaring.
- 8% vakantietoeslag en 27 vakantiedagen per jaar o.b.v. een fulltime dienstverband.
- Een goede pensioenregeling.
- Een jaarcontract met de intentie om deze op te volgen met een vast dienstverband.
- De mogelijkheid om gedeeltelijk vanuit huis te werken. Tijdens jouw inwerktraject is zoveel mogelijk aanwezigheid op ons kantoor gewenst. Dan is het gewoon handiger om veel bij elkaar zitten.
