Medewerk(st)er Project- & Financiële Administratie (16– 24 uur)
Bedrijfsomschrijving
Empaction, opgericht in 2002, is een parkeer- en mobiliteitsadviesbureau in het bruisende hart van Eindhoven. Onze focus ligt op deelmobiliteit en het digitaliseren van de parkeerketen. We zijn inmiddels een belangrijke speler op diverse terreinen van onze markt.
Empaction stelt dat de toekomst bereikbaar is. Maar dat gaat niet vanzelf. Daarom werken onze gedreven professionals dag in dag uit aan aansprekende parkeer- en mobiliteitsprojecten. Met een frisse, op eigenwijze, visie dragen zij bij aan oplossingen waar de samenleving nu en later beter van wordt. Om de plekken waar we graag verblijven zo bereikbaar, leefbaar én groen te houden. Empaction staat voor empathie en actie. Wij hechten veel belang aan een positieve verbinding tussen collega’s waarbij kennisdeling en sparring plaatsvindt. Zo organiseren we kennisdagen en kantoor overleggen, waarbij we diep in de vak inhoud duiken met collega’s, marktpartijen en klanten. Maar hebben we, zeker net zo belangrijk, ook simpelweg tijd en lol met elkaar door bijvoorbeeld gezamenlijke lunches op kantoor inclusief een wandeling, kantoorborrels, een paar dagen met elkaar op studiereis naar een stad in Europa eens in de zoveel tijd, padel/tennistoernooien en BBQ’s.
Functieomschrijving
Als Medewerk(st)er Project- & Financiële Administratie draag je zorg voor onze projectadministratie met een financiële inslag. Bij de uitvoering van jouw administratieve werkzaamheden werk je nauw samen met onze Directeur, Office Manager en Adviseurs. Op de dagen dat onze Office Manager afwezig is pak jij bovendien een aantal van haar taken op. Aan veelzijdigheid geen gebrek dus.
Tot jouw (financieel) administratieve verantwoordelijkheden (circa 60%) behoren onder meer het:
- Aanmaken en inrichten van nieuwe projecten in Exact Online.
- Registreren en bewaken van de doorbelasting van projectkosten van derde partijen.
- Maandelijks voorbereiden en uitvoeren van de facturatie.
- Beheren van diverse factuur- en inkoopmailboxen, alsmede het invoeren van inkoopfacturen in Basecone ter goedkeuring van het management.
- Voeren van een nauwkeurige debiteuren- en crediteurenadministratie, inclusief beheer, in samenwerking met een externe administratieve dienstverlener.
- Fungeren als vraagbaak voor collega’s inzake alle aan de administratie gerelateerde project- en budgetvragen, en andersom (pro)actief een signaalfunctie vervullen richting de collega's.
- Beheren van de planningen en bezettingsoverzichten per medewerker.
- (Naarmate je in je rol groeit) optimaliseren van de diverse administratieve processen en het verzorgen van managementrapportages m.b.v. Speedbook.
Bij de office managementtaken (circa 40%) die je deels voor je rekening neemt, kun je denken aan het:
- Ondersteunen van het management (secretarieel, agendabeheer, voorbereiding afspraken).
- Ondersteunen bij andere disciplines, zoals HR of marketing, waar nodig (je ziet waar je hulp nodig is).
- Verzorgen van de lunch.
- Coördineren van facilitaire zaken (schoonmaak, onderhoud gebouw) en IT-issues met de IT-dienstverlener.
- Afhandelen van telefoontjes en optreden als gastvrouw/-heer.
Functie-eisen
Wij denken dat onze nieuwe collega het best op zijn/haar plek is met een MBO+/HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur bevestigd met een opleiding in een financiële richting (geen must). Werkervaring in een vergelijkbare rol zien wij als een pluspunt, maar ook dit is geen eis. Wat wij wel altijd van belang vinden, is dat jij:
- Gedreven bent om je in te zetten voor een accurate projectadministratie. Vanzelfsprekend ben je daarom cijfermatig sterk en werk je nauwkeurig.
- Leergierig, proactief en zelfstartend bent ingesteld.
- Beschikt over goede communicatieve vaardigheden, zowel in woord als geschrift. Zo praat je gemakkelijk met collega's en klanten op diverse niveaus.
- Handig bent in MS Office, al eens met een boekhoudpakket hebt gewerkt (bij voorkeur Exact Online) en snel je weg vindt in andere software die wij gebruiken.
Arbeidsvoorwaarden
Je kunt rekenen op een uitdagende rol binnen een warme organisatie met groeiambitie, ontwikkelingsmogelijkheden en goede arbeidsvoorwaarden. Hierbij kun je o.a. denken aan:
Flexibel werken op ons recent heringerichte kantoor in centrum Eindhoven (goed bereikbaar met ov, (deel-)auto/scooter/fiets).
- Een goed salaris, gebaseerd op je meegebrachte kennis en ervaring (tussen de €3.000 en €4.000 bruto per maand op fulltime basis).
- 27 verlofdagen per jaar.
- Een degelijke pensioenregeling.
- Flexibele werktijden en thuiswerkmogelijkheden.
- Een reiskostenvergoeding of NS-Businesscard.
